Der er tre muligheder for at mødes direkte med politikere og embedsmænd: Foretræde, individuelle møder eller besøg på din kulturinstitution.
Foretræde
På et foretræde får du mulighed for at fremføre din sag og dine synspunkter for medlemmerne af kulturudvalget eller et andet politisk udvalg. Proceduren er den samme, uanset om der er tale om kulturudvalget på Christiansborg eller i kommunen.
Et foretræde sker på kulturudvalgets regelmæssige møder, hvor der typisk er ca. 10 udvalgsmedlemmer til stede. En anmodning om foretræde går igennem udvalgssekretæren og afvises sjældent. Hvis det sker, skyldes det oftest, at der er tale om en personsag.
Inden mødet vil du blive bedt om at indlevere et kort skriv – gerne på 1-2 sider – hvor du redegør for din sag. Dokumentet bliver offentligt tilgængeligt på folketingets eller kommunens hjemmeside og omdeles til udvalgets medlemmer inden mødet.
På mødet har du i alt 15 minutter. Oplægget bør som regel holdes på ca. 7 minutter uden brug af PowerPoint, hvilket giver plads til spørgsmål fra udvalgsmedlemmerne efterfølgende. Spørgsmålene falder her i spørgerunder, hvilket betyder, at der stilles flere spørgsmål ad gangen, inden du svarer.
Et foretræde kan ofte være et udmærket udgangspunkt for et videre public affairs-arbejde, da du her får mulighed for at gøre dit synspunkt gældende over for politikere på begge sider af midten. Afhængig af tidsrammen og dine ressourcer, bør et foretræde dog sjældent stå alene.
Individuelle møder
En anden mulighed er det individuelle møde, hvor du mødes med udvalgte politikere enkeltvis. Proceduren er den samme, uanset om der er tale om møder med folketings- eller kommunalpolitikere.
Et møde kommer i stand ved, at du kontakter den pågældende politiker per mail og forklarer dit ærinde. Du kan finde kontaktoplysninger på samtlige af folketingets politikere på folketingets hjemmeside ft.dk, ligesom du kan finde kontaktoplysninger på kommunalpolitikerne på kommunens hjemmeside.
For almindelige folketingsmedlemmer eller ordførere vil det ofte være dem selv, der besvarer din mail, mens det for ministre og den øverste top i de forskellige partier ofte vil være en sekretær eller rådgiver, der besvarer din henvendelse. For lokalpolitikere vil det næsten altid være dem selv, der svarer, med mindre der er tale om en rådmand eller borgmester.
Som regel vil mødet med folketingspolitikeren foregå på Christiansborg. Her melder du din ankomst i receptionen ved hovedindgangen, hvorefter den pågældende politiker eller en sekretær kommer og henter dig. Mødet med en lokalpolitiker vil oftere foregå på din kulturinstitution, med mindre der er tale om en rådmand eller borgmester.
Du skal på disse møder være opmærksom på, at der forventes en vis diskretion og fortrolighed. Det betyder dels, at politikere fra forskellige partier sjældent vil deltage i det samme møde – og dels, at du bør tænke dig godt om, inden du udbasunerer i offentligheden, hvem du har mødtes med, og hvad I har talt om.
Besøg på kulturinstitutionen
En tredje mulighed er at invitere udvalgte politikere på besøg på din kulturinstitution. Det vil ofte være i forbindelse med en særlig begivenhed. De fleste politikere – også på Christiansborg – er glade for at komme på virksomhedsbesøg, og de fleste foretrækker her en lidt mere uformel samtale og rundvisning. Her må der gerne inviteres flere politikere ad gangen – også fra forskellige partier.
Fordelen er, at politikerne vil få et tættere forhold til din kulturinstitution. Det gælder især, hvis den pågældende politiker har en aktiv rolle i forbindelse med begivenheden på din institution. Det kan være som taler ved et jubilæum eller lignende. Ulempen er, at det kan være vanskeligt at få nok tid til at tale med den enkelte politiker.
Denne form for public affairs bør derfor ikke stå alene, men skal snarere ses som et supplement. Ofte kan det for eksempel være en god strategi at følge op med en invitation til din kulturinstitution, hvis du har haft et godt møde med en politiker.
Embedsværket
En dygtig lobbyist sørger desuden for at mødes med embedsværket regelmæssig. Det er nemlig embedsmændene, der kontrollerer og melder tilbage til politikerne, om du som kulturinstitution lever op til de mål og krav, der er formuleret i samarbejdsaftalen – ligesom det er her, at mange af forslagene til budgetter eller ny lovgivning bliver udformet.
En god kontakt og dialog med embedsværket er derfor i almindelighed en god idé. Det gælder i særdeleshed på kulturområdet, hvor ministeren hurtigt ryger ind og ud, hvilket betyder, at embedsværket bliver endnu mere magtfuldt. Hvis man vil varetage sin kulturinstitutions interesser bedst muligt, bør man derfor have en løbende dialog med de ansvarlige embedsmænd, som din kulturinstitution indrapporterer til, både i kommunen, i styrelsen og i ministeriet. Den dygtige lobbyist sørger desuden for at pleje forholdet til de ansvarlige kontorchefer, samt de øverste embedsmænd med ansvar for kulturområdet, dvs. kulturchefen i kommunen, direktøren for Slots- og Kulturstyrelsen og departementschef i Kulturministeriet.